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不動産お役立ちコラム

2021.11.20

不動産売却に必要な書類と取得方法

不動産を売却するには、様々な書類が必要になります。いざ売却をすることになった時に慌てなくてもいいよう、早いうちから必要な書類を揃えておきましょう。

特に、登記簿謄本や登記事項証明書など、登記関係の書類は非常に重要です。

書類の不備がないよう事前に準備をし、円滑な売却手続きを行いましょう。

 

売却を決意したら、必要書類の準備をしましょう

売却時に必要な書類は、一戸建てやマンションなど、物件種別によって異なるものもありますが、ほぼ共通しています。

下記の一覧は、必要な書類を物件種別ごとにまとめたものです。

 

〇:必要な書類
△:任意または該当する場合のみ必要となる書類。任意だが準備できればなおよい書類を含みます。

必要書類の解説

1.身分証明書(必須)媒介契約時・売買契約時・引き渡し時

身分証明書の用途は?

媒介契約時は不動産会社に、売買契約時は買主に、引き渡し時は移転登記を依頼する司法書士に、契約者または依頼者本人であるという証明として提示します。
運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなど、一般的に身分証明書として認められているものを用意しましょう。

不動産の所有者が複数人の場合、代表者だけではなく、不動産の共有者全員の身分証明書の提出が求められるので注意が必要です。

2.登記済権利書、または登記識別情報(必須)媒介契約時・売買契約時・引き渡し時

登記済権利証/登記識別情報の用途は?

「権利書」という方が馴染みのある方もいらっしゃるかもしれません。

登記済権利書、登記識別情報とは、登記名義人がその物件の真の所有者であることを証明するもので、法務局から登記名義人に対して交付されます。

売却する不動産の取得年月日が10年以上前の場合は、登記識別情報ではなく、登記済権利書として交付されている場合があります。

不動産の買主は登記済権利書や登記識別情報を持って移転登記を行うため、不動産売買では必須の書類と言えます。

なお、法改正により、2005年(平成17年)3月7日以降はインターネットでの登記申請が可能になりました。改正後は登記済権利書の代わりに登記識別情報が書面申請、もしくはオンライン申請で通知されるようになっています。

 

登記済権利証/登記識別情報の入手方法は?

登記済権利証や登記識別情報は、売却にあたり改めて入手するものではなく、不動産の所有登記をした時点で受け取っているものです。
万一、紛失してしまった場合は、司法書士などの資格者代理人に本人確認を行ってもらうという手段があります。

3.登記簿謄本、または登記事項証明書(任意)媒介契約時

登記簿謄本、または登記事項証明書の用途は?

登記簿謄本は登記簿の写しのことで、不動産の登記事項が詳細に記載された内容を証明するものです。土地や建物の詳細かつ正確な情報が記載されており、不動産取引をする際の基本となる情報が網羅されています。

登記事項証明書は、登記事務をコンピュータ処理している登記所から発行されるもので、証明内容はどちらも同じです。

 

登記簿謄本、または登記事項証明書の入手方法は?

お近くの法務局で日本全国の土地や建物の登記事項証明書を取得することができるほか、

インターネットでも取得することができます。

 

4.売買契約書(任意)媒介契約時

売買契約書の用途は?

物件を購入する際に、以前の所有者との間で取り交わしたものです。契約日、引き渡し日、売買代金、手付金の金額、物件の状況や付帯する特約についての記載があります。

 

5.物件購入時の重要事項説明書(任意)媒介契約時

重要事項説明書の用途は?

重要事項説明書には、物件に関する事項や、取引条件に関する事項など売買契約に必要な情報が記載されています。

 

6.ローン残高証明書、またはローン返済予定表(任意)媒介契約時

ローン残高証明書、またはローン返済予定表の用途は?

融資を受けている金融機関から定期的に送られてくるのが、ローン返済予定表です。

住宅ローンの残債がある場合、仲介会社が残債の総額を確認するために必要になります。

 

7.土地測量図・境界確認書(土地の場合:必須)媒介契約時~引き渡し時

土地測量図・境界確認書の用途は?

土地測量図・境界確認書とは、土地や一戸建の売買に必要な書類です。

土地の面積や、隣接する他の土地や道路との境界の位置を証明する書類で、隣地トラブルを未然に防ぐ安心材料として必須となります。

隣地トラブルのリスクを回避するためにも、もし境界線が未確認の場合は、測量士(もしくは土地家屋調査士)に依頼し、測量図を作成しておきましょう。

 

8.間取図(一戸建て・マンションの場合:任意)媒介契約時

間取図の用途は?

仲介業者が不動産の販売活動をする際、間取図を掲載するため、手元にある場合は仲介業者に提出しましょう。

間取図は取引や契約に不可欠というわけではありませんが、実際にどのような間取りなのかを公開しなければ、購入希望者も検討しにくくなってしまうため、間取図はあった方がいいでしょう。

 

9.設備の仕様書(一戸建て・マンションの場合:任意)媒介契約時

設備の仕様書の用途は?

仕様書とは、住宅建設工事やリフォーム工事において、図面などでは分かりにくい内容を数字や文章で記載したもののことです。

売却予定の物件にどのような設備があるのか、仕様書があると確認しやすく買主にとって親切です。

仕様書には、使用される資材や素材の名称や寸法、メーカー名や品番が書かれています。

他の物件と比べ、差をつけることが出来る項目があれば、買い手へのアピールポイントにつなげることが出来ます。

スムーズな売却の為にも、あらかじめ準備しておくことをお勧めします。

 

10.建築確認済証および検査済証(一戸建て場合:任意)媒介契約時

建築確認済証および検査済証の用途は?

建築確認済証および検査済証は一戸建ての売買の際に必要になります。

建築確認済証は、工事前の計画が法律に適合しているかを証明する書類で、検査済証は工事の途中や完了時の検査で法律に適合していることを証明する書類です。

原則として現地で行われる検査によって、適合が確認された後に、検査済証が発行されます。

売却予定の物件が建築基準法に沿ったものであることの証明は、買い手の付きやすさや売却価格にも影響するため、売主、買主双方にとっても大切な情報です。

 

11.建築設計図書、工事記録書(一戸建て・マンションの場合:任意)媒介契約時

建築設計図書、工事記録書の用途は?

建築設計図書は、工事の為の図面と仕様書のことを指し、その物件がどのように設計されているかを確認することができます。

工事記録書は、工事の実施内容を記録した書類のことで、どのような工事が行われたかを確認することができます。

必須の書類ではありませんが、どのように設計・工事が行われたかの情報は、物件の維持管理やいずれリフォームをするときに、非常に役立つ情報源となります。

また、一戸建ての場合はこれらがあると買主側にとって安心材料となり、信頼度アップに効果的といえます。

 

12.耐震診断報告書(一戸建て・マンションの場合:任意)媒介契約時~販売中

耐震診断報告書の用途は?

建築基準法で耐震基準が定められていますが、新耐震基準が導入される前の中古物件(主に昭和56年6月1日以前に建てられた建物が対象)を売却する際は、耐震診断を行っている場合、耐震診断報告書等の提出が求められることがあります。

耐震診断報告書は必須というわけではありませんが、売却後のトラブル回避のためにも事前に用意しておいた方が良いでしょう。

 

13.アスベスト使用調査報告書(一戸建て・マンションの場合:任意)媒介契約時~販売中

アスベスト使用調査報告書報告書の用途は?

アスベスト使用調査報告書についても、耐震診断報告書と同様に書類がないと売却ができないというものではありませんが、物件の築年数がかなり経過している場合には、アスベストを使用している可能性があります。

売却後のトラブルを回避するためにも、アスベスト使用調査の依頼をし、書類を準備することをお勧めします。

 

14.マンションの管理規約または使用細則(マンションの場合:必須)媒介契約時~販売中

マンションの管理規約または使用細則の用途は?

マンションの管理規約や使用細則はマンションの売却にあたっての必要書類です。

どのような管理規約になっているのか、ペットの飼育は可能なのかなど、購入希望者が希望する暮らしを実現できるか判断する上で必要な情報を得ることができます。

こちらの書類はマンションの管理会社が保有しており、手元に無い場合でも仲介会社が手配してくれます。

 

15.マンションの維持費関連書類(マンションの場合:必須)媒介契約時~販売中

マンションの維持費関連書類の用途は?

マンションの維持費関連書類も、管理規約や使用細則と同様に必要な書類です。

買主にとって管理費や修繕積立金といった月々の支払いに関連する情報は、購入の決め手にもなる重要情報です。

売買契約時以前のタイミングで提示することをお勧めします。

 

16.物件のパンフレット(任意)媒介契約時

物件のパンフレットの用途は?

一戸建てやマンション購入時に入手したパンフレットやチラシ広告などがあれば、仲介会社が販売活動をする際の有効な物件情報となります。

必須ではありませんが、手元にありましたら仲介会社に提出することをお勧めします。

 

17.実印(必須)売買契約時・引き渡し時

実印の用途は?

実印とは、市役所・区役所などの各地方自治体に印鑑登録し、公的に認められた印鑑のことを指します。

実印は売買契約時に売買契約書に押印するため必要となります。また、引き渡し時には登記書類に実印を押します。

 

18.固定資産税納税通知書および固定資産税評価証明書(必須)売買契約時・引き渡し時

固定資産税納税通知書および固定資産税評価証明書の用途は?

固定資産税の納税額の確認や、移転登記の際の登録免許税の算出に必要となります。

固定資産税は1月1日時点の所有者に年間の固定資産税が課税されますが、売買が行われたときは取得時期に応じて負担額の調整が行われ、売主に一部返金されるのが一般的です。

市区町村の窓口で入手できますが、媒介契約書や売主の委任状があれば、仲介会社に代行してもらうことも可能です。

 

19.印鑑証明書(必須)引き渡し時

印鑑証明書の用途は?

印鑑証明書は売買契約書を交わす際に使用する印鑑が本物かを証明する書類です。

登記手続きの際に必要となります。

発行から3ヶ月以内のものでないと有効にならないため、期限のことも念頭に置き手配しましょう。

 

20.住民票(任意)引き渡し時

住民票の用途は?

住民票は売主の現住所と登記上の住所が異なる場合に、司法書士に所有者の移転登記をしてもらうため必要になります。

こちらも印鑑証明書と同様に、発行から3ヶ月以内のものが有効です。

 

21.銀行口座の通帳(銀行振り込み先情報)(任意)引き渡し時

銀行口座の通帳(銀行振り込み先情報)の用途は?

不動産売買では高額な金銭が動くため、たいていの場合は銀行振り込みになることが多いです。銀行口座の情報をスムーズに買主に伝えられるよう、通帳の用意をしておきましょう。

 

まとめ

不動産売却に必要な書類について一通り説明しました。

不動産売却時には、多くの書類が必要となり、馴染みのない書類も含まれています。

書類の準備を負担に感じてしまう方も多いかもしれませんが、事前に必要な書類を知っているだけでも、スムーズな売却に繋がるはずです。

必要な書類や書類の取得方法、取得時期、誰が準備するのかなど不明な点がある場合は、信頼できる不動産会社に相談してみるのもいいですね。

 

 

 

 

 

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